U poslovnom okruženju svakodnevno se izvode raznovrsne aktivnosti. Neke od njih ponavljaju se iz dana u dan, a neke se pojavljuju samo povremeno, ovisno o situaciji ili okruženju.
Uzmimo za primjer Marka. Marko je referent prodaje u srednje velikom poduzeću. Jedno jutro, kada se većina njegovih kolega iz prodaje nalazila na terenu, Marko je zaprimio poziv potencijalnog kupca - velikog i važnog, s kojim se Markovo poduzeće već duže vrijeme trudilo dogovoriti suradnju.
Nakon dugog i detaljnog razgovora, Marko je bio zadovoljan učinjenim. Sve kupcu važne stvari je zabilježio, a pitanja na koja do kraja dana mora poslati odgovor je zapisao, zajedno s kupčevim pojašnjenjem svakoga.
Ali - Marko svoje bilješke i informacije o kupcu neće ostaviti u svom rokovniku, gdje bi bile dostupne samo njemu. Neće ih niti zapisati niti u CRM sustav koji koriste u poduzeću (i koji Marku izgleda nepregledno i zastarjelo), gdje će zapis o ovom razgovoru i prilici vjerojatno proći nezapažen, ili primijećen (pre)kasno od strane Markovih kolega iz prodaje.
Marko će sve informacije iz razgovora s potencijalnim kupcem zapisati u Emento - u poslovnu aplikaciju Aktivnosti. U Emento aplikaciji Poslovni partneri već je kreiran kupac s kojim je Marko razgovarao, kao i nekoliko kontakt osoba za navedenog kupca.
Na taj način Marko može pregledati teme i ishode prethodnih aktivnosti vezane uz tog kupca, pronađene informacije staviti u kontekst zadnjeg razgovora, te svojem poslu pristupiti na efikasniji način, s većim izgledom za uspjeh.
Markov zapis u aplikaciji pojavit će se na vrhu ekrana aplikacije Aktivnosti, ali i početnog ekrana Ementa - kao nova stavka na naslovnici. Na taj način u istom trenutku bit će vidljiv svim korisnicima iz Markovog poduzeća koji su u tom trenutku prijavljeni u Emento.
Marko može odlučiti još bolje usmjeriti vidljivost svoje aktivnosti, te je smjestiti u neko od radnih područja (u Ementu su to grupe i projekti) kojima pripada. Npr. to može biti grupa „Prodaja“ ili projekt „Kupac ABC“, čiji članovi su samo zaposlenici koji rade na navedenim područjima, a u kojima se nalaze samo informacije i dokumenti vezani uz tu temu.
Ovdje dolazimo do još jedne prednosti Ementa - uz to što će se Markova aktivnost svim dionicima u poduzeću pojaviti na vrhu naslovnog ekrana Ementa, klikom na nju brzo će pronaći potrebne informacije, te po potrebi u komentaru na aktivnost Marku napisati vrijedne informacije ili savjete. Marko će za svaki komentar dobiti obavijest u istom trenutku.
Marko je sretan jer je jednim potezom informirao kolege o svojoj aktivnosti, a oni mu uzvratili dodatnim informacijama i savjetima koji će njegove daljnje postupke učiniti efikasnijima i uspješnijima. Svi su na dobitku, a poduzeće dobiva još jednu vrijednu stavku - te uspješno povećava akumulaciju znanja za zaposlenike i o kupcima.
Očito, vođenje evidencije poslovnih aktivnosti vrlo je važno. Nekad se evidencija vodila u rokovnicima i notesima, no današnji alati korisniku nude puno bolje opcije i mogućnosti.
Već ERP i CRM sustavi predstavljaju napredak od „običnih“ bilješka o aktivnostima, međutim tek su aplikacije koje možemo svrstati u kategoriju Enterprise Social Softwarea u poslovno okruženje dovele alate koji će korisnicima vidljivo olakšati svakodnevne radnje, a nedugo nakon početka korištenja pokazati svoju veliku vrijednost i nezamjenjivost.
SLIKA 1
Brza i jednostavna dostupnost aplikacije i informacija
Emento aplikacija Aktivnosti u poduzeće donosi izvrstan način evidencije i analize događaja u poduzeću - na inovativan način. Aplikacija Aktivnosti nalazi se na Emento Marketu Aplikacija, instalira se jednim klikom i u istom trenutku je dostupna na korištenje.
Ulaskom u aplikaciju na ekranu se pojavljuje popis svih aktivnosti u poduzeću (koje korisnik ima pravo vidjeti - npr. ako je aktivnost obavljena u grupi u kojoj korisnik nije član - on je neće vidjeti na popisu aktivnosti). Aktivnost može biti ulazna, izlazna, interna i na terenu.
Potrebno je odrediti i način izvršenja (npr. telefon, mail, sastanak…) kao i vrstu aktivnosti (npr. informacija, ponuda, upit, prodaja…). Navedene informacije vidljive su u prvom stupcu svake aktivnosti.
SLIKA 2
Za svaku aktivnost bilježe se datum i vrijeme. Veza na poslovne partnere i osobe je opcionalna (poslovni partneri i osobe kreiraju se u drugoj Emento aplikaciji - Poslovni partneri) ali i vrlo korisna.
Sadržaj aktivnosti podijeljen je na temu aktivnosti, rezultat, sljedeću akciju, bilješke i oznake (tagove). Navedeno osigurava strukturiranost informacija, te laku dostupnost i pretraživost. Brzim pregledom početnog ekrana s popisom svih aktivnosti vidljivi su svi poslovni partneri i osobe vezani na određenu aktivnost, kao i tema i rezultat svake aktivnosti.
Aktivnost se može kreirati tako da je vidljiva svima (u slučaju kad se aktivnost smješta „na vlastiti zid“) ili se može kreirati u nekom od radnih područja. Radna područja u Ementu su grupe i projekti. U slučaju kad je aktivnost kreirana u radnom području, ona će biti vidljiva samo korisnicima koji su članovi odabranog radnog područja.
SLIKA 3