U svijetu se u manje od dva dana stvori količina informacija ekvivalentna količini stvorenoj od početka ljudske civilizacije do 2003. godine.
Pojavom pametnih mobilnih uređaja, društvenih mreža i raznih gadgeta, količina informacija s kojima se pojedinac dnevno susreće postala je mnogo veća nego prije nekoliko godina.
Navedeno ima veliki značaj gledano iz perspektive upravljanja znanjem, a problem za koji se traži rješenje je kako prave informacije dovesti pred prave ljude u pravo vrijeme.
Kako uspostaviti učinkovitu organizaciju?
Učinkovita organizacija stvara kontekstualno iskustvo zaposlenicima kako bi lako pronašli informacije koje su im potrebne za rad.
Uz brojne telefonske pozive, odgovore na dobivene e-mailove, prijave na različite sustave i pregledavanje dokumenata, navedeno je ponekad teško ostvariti.
Budućnost, a prema nama i sadašnjost upravljanja znanjem je sloboda zaposlenika da uređuju i kontroliraju vlastitu konzumaciju informacija.
Također, zaposlenike je potrebno potaknuti da budu zaduženi za vlastito učenje i profesionalni razvoj.
Potrebno je i indeksirati razgovore, novosti i događaje u poslovnim procesima, interakciju s klijentima, te novosti u odvijanju projekata.
Zvuči komplicirano?
Upravo smo sve to napravili s Ementom, predstavnikom nove generacije poslovnog softvera s komponentama "društvenog".
Neke organizacije već koriste komponentu društvenog umrežavanja u svojim postojećim sustavima, dok druge organizacije istu tu komponentu vide kao opasnost.
One strahuju da će mogućnost slobodnog dijeljenja i konzumacije informacija zaposlenicima odvratiti pažnju s onoga što je važno.
Mi smatramo da su takve organizacije u krivu.
Dijeljenjem znanja ljudi mogu dovesti do eksponencijalnog rasta znanja u organizaciji, što je teško postići s tradicionalnom organizacijom sustava gdje se različiti odjeli susreću na godišnjoj konvenciji kako bi se razmijenile ideje.
Kad se organizacija odluči na uvođenje poslovnog društvenog softvera, jedan od njezinih glavnih ciljeva mora biti da softver djeluje kao virtualni prostor za suradnju u kojoj različiti stručnjaci, koji rade na nekom proizvodu ili projektu, mogu podijeliti svoja iskustva i ideje, od kojih mogu imati korist svi zaposlenici.
Kako bi Emento bio istinski izvor kolektivnog znanja, mora imati zadovoljene 4 neophodne točke:
1. Dostupnost
Svi članovi organizacije, neovisno o njihovom radnom mjestu, moraju imati pristup mreži kako bi u bilo kojem trenutku podijelili neku ideju, informaciju ili nešto što može biti korisno za bilo koji drugi odjel ili dio organizacije.
2. Suradnja
Poslovna društvena platforma mora biti mjesto susreta za raspravu ili dijeljenje sadržaja. To znači da ponašanje korisnika mora biti u skladu s osnovnim pravilima ponašanja.
3. Neograničenost
Svaki korisnik mora imati pristup u bilo koje doba kada želi nešto podijeliti s drugima.
4. Hijerarhija
Emento nudi mogućnost organiziranja otvorenih ili zatvorenih grupa i projekata u kojima mogu sudjelovati zaposlenici različitih razina odgovornosti unutar organizacije.